Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Lernplattform „Match4IT Campus“ über die jeweils hierfür von Match4Solutions bereitgestellte Campus- beziehungsweise Vorabzugangs-Domain. Sie gilt für Teilnehmerkonten, Kurs- und Lernfunktionen, Prüfungen, Fehlzeiten- und Anwesenheitsverwaltung, Bewerbungsunterstützung, Kommunikation, Fragebögen und die im Campus eingesetzten KI-Funktionen.
Sie ergänzt die Datenschutzerklärung der öffentlichen Website match4it.com. Für Datenverarbeitungen außerhalb des Campus, insbesondere bei der ersten Kontaktaufnahme, Förderberatung oder Bewerbung auf eine Stelle bei der Match4Solutions GmbH, gelten die jeweils dort bereitgestellten Datenschutzhinweise.
2. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Match4Solutions GmbH
Frankfurter Str. 720-726
51145 Köln
Deutschland
Telefon: +49 2208 9173025
E-Mail: hr@match4solutions.com
Die Bildungsangebote und die Lernplattform werden unter der Marke „Match4IT“ angeboten. Rechtlich verantwortlich bleibt die Match4Solutions GmbH.
3. Datenschutzbeauftragter
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Der Campus wird insbesondere von folgenden Personengruppen genutzt:
Teilnehmenden an durch die Bundesagentur für Arbeit oder andere Stellen geförderten Maßnahmen, einschließlich Bildungsgutschein- und Beschäftigtenqualifizierungsfällen;
von Arbeitgebern zu einer Weiterbildung entsandten Beschäftigten;
Selbstzahlern;
Dozenten, Bildungsberatung, Verwaltung und Administratoren;
gegebenenfalls weiteren Personen, deren Daten Nutzer im Rahmen zulässiger Campus-Funktionen eingeben, etwa Ansprechpartnern in Stellenanzeigen.
5. Rechtsgrundlagen und Herkunft der Daten
5.1 Allgemeine Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage besteht. Je nach Verarbeitung kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung), Buchst. b DSGVO (Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung), Buchst. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Buchst. f DSGVO (berechtigte Interessen) in Betracht.
Bei geförderten Maßnahmen verarbeiten wir Daten, soweit dies für Durchführung, Abrechnung, Qualitätssicherung und Prüfung der Maßnahme erforderlich ist. Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO verwenden wir nur, soweit eine konkrete gesetzliche Verpflichtung besteht. Soweit die Verarbeitung zur Durchführung des mit Ihnen geschlossenen Teilnahmevertrags erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; für darüber hinausgehende Nachweis-, Prüfungs- oder Rechtsverteidigungsinteressen kann im Einzelfall Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO einschlägig sein. Die Bundesagentur für Arbeit und die zuständigen Prüfstellen können die ordnungsgemäße Durchführung zugelassener Maßnahmen nach Maßgabe der einschlägigen gesetzlichen und förderrechtlichen Vorgaben überprüfen.
5.2 Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir nur, wenn zusätzlich zu einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO besteht. Bei krankheitsbedingten Fehlzeiten in geförderten Maßnahmen kann die Verarbeitung, soweit sie für die Wahrnehmung von Rechten und Pflichten aus dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist, auf Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG und den konkret einschlägigen sozialrechtlichen Vorgaben gestützt werden. Wir beschränken Inhalt, Zugriff und Speicherdauer auf das Erforderliche. In anderen Fällen verarbeiten wir besondere Kategorien nur auf Grundlage einer sonstigen gesetzlichen Ausnahme oder, soweit geeignet, einer ausdrücklichen Einwilligung.
5.3 Herkunft der Daten
Wir erhalten Daten insbesondere von Ihnen selbst, von Ihrem Arbeitgeber, von der Bundesagentur für Arbeit oder einer anderen Förderstelle, aus den von uns angelegten Teilnehmer- und Kursunterlagen, von Dozenten und Betreuungspersonen sowie automatisch bei der Nutzung des Campus. Bei Beschäftigtenqualifizierungen können insbesondere Name, dienstliche oder private E-Mail-Adresse, Kurs- und Kohortenzuordnung sowie Beschäftigungs- oder Förderstatus vom Arbeitgeber oder von einer Förderstelle stammen. Soweit wir personenbezogene Daten nicht bei Ihnen selbst erheben, stellen wir Ihnen die Informationen nach Art. 14 DSGVO spätestens mit der ersten Kommunikation beziehungsweise Kontoeinladung und jedenfalls innerhalb der gesetzlichen Frist zur Verfügung; die Datenschutzerklärung bleibt zusätzlich dauerhaft im Campus abrufbar.
5.4 Pflicht zur Bereitstellung
Bestimmte Angaben sind erforderlich, um ein Konto anzulegen, die Bildungsleistung zu erbringen, Prüfungen durchzuführen, Teilnahme und Anwesenheit nachzuweisen oder Fördervorgaben zu erfüllen. Ohne diese Angaben können einzelne Campus-Funktionen, die Teilnahme an einer Maßnahme oder deren Förderabrechnung nicht oder nur eingeschränkt möglich sein. Freiwillige Angaben und Einwilligungen werden als solche gekennzeichnet.
6. Kontoanlage, Anmeldung und Rollen
Eine freie nutzerseitige Registrierung wird über die Campus-Oberfläche nicht angeboten. Konten werden nach dem vorgesehenen Betriebsmodell durch Match4Solutions beziehungsweise hierzu autorisierte Verwaltungsmitarbeitende angelegt. Wir verarbeiten dabei insbesondere E-Mail-Adresse, Klarname, Rolle, Kohorte, Kurszuordnung, Erwerbs- oder Beschäftigungsstatus, Zeitpunkte der Kontoanlage und des Onboardings sowie sicherheitsrelevante Anmeldedaten. Passwörter werden durch unseren Authentifizierungsdienst in gehashter Form verarbeitet.
Für die Nutzung des KI-Bewerbungsgenerators können Sie zusätzlich Anschrift, Telefonnummer und LinkedIn-URL hinterlegen. Diese zusätzlichen Profildaten sind innerhalb des Campus grundsätzlich nur für Sie selbst sichtbar und werden für die von Ihnen ausgelöste Erstellung von Bewerbungsunterlagen verwendet.
Der Campus unterscheidet insbesondere die Rollen Teilnehmer, Dozent, Bildungsberatung beziehungsweise Verwaltung und Administrator. Zugriffe werden rollenbezogen beschränkt. Dozenten sehen die für ihre Kurse und Bewertungen erforderlichen Daten; Betreuung und Verwaltung können zur Kursorganisation, Förderung, Qualitätssicherung und Unterstützung auch kohortenübergreifend auf Daten zugreifen; Administratoren erhalten den für Betrieb, Fehlerbehebung und Berechtigungsverwaltung erforderlichen Zugriff.
Rechtsgrundlage für Konto- und Kursverwaltung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, da der Bildungsleistungsvertrag auch bei einer Beschäftigtenqualifizierung mit der teilnehmenden Person geschlossen wird. Soweit einzelne Sicherheits-, Missbrauchsabwehr- oder Verwaltungsverarbeitungen über die unmittelbare Vertragserfüllung hinausgehen, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO einschlägig sein.
7. Technischer Betrieb, Protokolldaten und Endgerätespeicher
7.1 Hosting durch Netlify
Der Campus wird über die Hosting-Infrastruktur von Netlify bereitgestellt. Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser- und Geräteinformationen, Statuscodes sowie Sicherheits- und Fehlerdaten. Die Verarbeitung dient der Auslieferung des Campus, der Stabilität, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr und IT-Sicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.
7.2 Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher durch Supabase
Für Datenbank, Authentifizierung und Datei-Storage nutzen wir Supabase. Vertragspartner ist nach den uns mitgeteilten Vertragsunterlagen die Supabase Pte. Ltd. mit Sitz in Singapur. Die produktive Datenbank- und Storage-Region ist AWS eu-central-1 (Frankfurt am Main). Dort werden die in dieser Erklärung beschriebenen Campus-Daten einschließlich Teilnehmer-, Lern-, Leistungs-, Bewerbungs-, Anwesenheits- und gegebenenfalls Gesundheitsdaten gespeichert. Übermittlungen beziehungsweise rechtlich relevante Zugriffe gegenüber dem singapurischen Vertragspartner werden auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 Buchst. c DSGVO gestützt; hierzu wurde nach Angaben von Match4Solutions eine gesonderte Drittlandbeurteilung erstellt. Von den verwendeten Speicherbereichen sind Teilnehmerdateien grundsätzlich zugriffsgeschützt; öffentlich bereitgestellt werden nur hierfür ausdrücklich bestimmte Kontaktfotos.
7.3 Cookies und Local Storage
Der Campus verwendet technisch erforderliche Authentifizierungs-Cookies, insbesondere Supabase-Session-Token, damit Sie angemeldet bleiben und Zugriffe Ihrem Konto zugeordnet werden können. Außerdem kann ein funktionales Cookie für die administrative Vorschaufunktion „Ansehen als“ gesetzt werden. Diese Zugriffe sind für die von Ihnen angeforderte Campus-Funktion erforderlich und erfolgen auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b beziehungsweise f DSGVO.
Im Local Storage Ihres Browsers können Einstellungen zum Erscheinungsbild, der Verlauf und Zähler von Feedback-Vorgängen sowie weitere rein funktionale Statusinformationen gespeichert werden. Eine Feedback-Vorgangsnummer kann einen kurzen technischen Code enthalten, der aus groben Browser- und Bildschirmmerkmalen abgeleitet wird. Dieser Code dient der Zuordnung und Missbrauchsvermeidung und ist nicht als eindeutige Geräteidentifikation vorgesehen. Der Campus verwendet nach dem derzeitigen Stand keine Analyse- oder Marketing-Cookies.
8. Kurs-, Lern- und Leistungsdaten
Zur Durchführung der Weiterbildung verarbeiten wir insbesondere Kurs- und Kohortenzuordnung, Lektionsfortschritt, Abgaben, Bewertungen und Review-Kommentare, Prüfungsantworten und -ergebnisse, Punktzahlen, Versuche, Abschlussprojekte, Antworten auf interaktive Übungen, Lernaktivitätstage, geschätzte Lernzeit, private Notizen, Punkte, Abzeichen und weitere Gamification-Daten.
Diese Daten werden verwendet, um Lerninhalte bereitzustellen, Ihren Fortschritt zu dokumentieren, Leistungen zu bewerten, Feedback zu geben, Teilnahme- und Abschlussvoraussetzungen zu prüfen, den Kurs zu organisieren und - soweit die Maßnahme gefördert wird - erforderliche Nachweise für Qualitätssicherung, Förderung und Audits zu erstellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und, soweit eine konkrete gesetzliche Dokumentations- oder Auskunftspflicht besteht, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
Private Notizen sind grundsätzlich nur für Sie sichtbar. Abgaben, Prüfungen und Review-Kommentare können von den zuständigen Dozenten, der Verwaltung und den für Qualitätssicherung oder Audit erforderlichen Personen eingesehen werden. Prüfergebnisse können in Übersichten und Exporten zusammengeführt werden.
8.1 Gamification und Bestenlisten
Der Campus kann Punkte, Abzeichen und Bestenlisten anzeigen. Eine personenbezogene Sichtbarkeit in der Bestenliste erfolgt nach dem vorgesehenen Produktmodell nur nach freiwilliger Aktivierung durch den Teilnehmer. Name, Profilbild oder Punktestand werden anderen Nutzern nur im Rahmen dieser aktivierten Sichtbarkeit angezeigt. Die Aktivierung kann jederzeit für die Zukunft beendet werden.
9. Prüfungen und automatisierte Vorbewertung
Bei Lernzielkontrollen und Prüfungen verarbeiten wir Fragen, Antworten, Bearbeitungszeiten, Versuche, Punktzahlen, Ergebnisse sowie Bewertungen und Kommentare. Multiple-Choice- und vergleichbare Aufgaben können anhand festgelegter Regeln automatisch vorbewertet werden. Diese Vorbewertung verwendet kein KI-Modell. Entscheidungen über Maßnahmeabbruch, Vertragsbeendigung oder andere vergleichbar erhebliche Folgen werden nicht ausschließlich auf eine solche automatische Vorbewertung gestützt.
Die Verarbeitung dient der Durchführung und Dokumentation von Prüfungen, der Ermittlung des Lernstands und der Prüfung von Teilnahme- und Abschlussvoraussetzungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit Prüfungsergebnisse aufgrund einer konkreten gesetzlichen Verpflichtung für geförderte Maßnahmen oder Qualitätsprüfungen benötigt werden, kommt ergänzend Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Betracht.
10. Fehlzeiten, Krankmeldungen und Anwesenheit
10.1 Fehlzeitenmeldungen und Gesundheitsdaten
Im Campus können Sie Fehlzeiten melden. Verarbeitet werden können Art und Grund der Fehlzeit, Zeitraum und Uhrzeit, Freitextangaben, der Status der Prüfung durch Betreuung sowie Nachweise. Bei Krankheit oder Arzttermin können Gesundheitsdaten entstehen. Als Nachweis können, soweit für die konkrete Maßnahme erforderlich, ärztliche Bescheinigungen als PDF- oder Bilddatei hochgeladen oder Angaben zu einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beziehungsweise zum Nachreichen eines Nachweises gemacht werden. Bitte übermitteln Sie keine Diagnose oder weitergehende medizinische Angaben, die für den Nachweis nicht erforderlich sind.
Fehlzeitenmeldungen werden den für die Maßnahme zuständigen Betreuungspersonen und der Verwaltung im erforderlichen Umfang angezeigt. Ein hochgeladener ärztlicher Nachweis wird nicht als E-Mail-Anhang versandt. Die hierfür ausdrücklich berechtigten Verwaltungsmitarbeitenden erhalten lediglich eine E-Mail mit einem Link auf eine geschützte In-App-Seite; der Abruf des Nachweises setzt eine Anmeldung und entsprechende Berechtigung voraus.
Die Verarbeitung dient der Organisation des Unterrichts, der Prüfung von Fehlzeiten und Nachweisen sowie bei geförderten Maßnahmen der Erfüllung der konkret einschlägigen Dokumentations- und Nachweisanforderungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und, soweit eine konkrete gesetzliche Verpflichtung besteht, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Für Gesundheitsdaten gilt zusätzlich die in Abschnitt 5.2 beschriebene Grundlage.
10.2 Monatliche Anwesenheitsbestätigung
Bei bestimmten Maßnahmen bestätigen Teilnehmende ihre Anwesenheit monatlich. Hierfür verarbeiten wir den getippten Namen, Zeitpunkt und Status der Bestätigung sowie eine handschriftliche Unterschrift, die als Bilddatei gespeichert wird. Die Unterschrift wird nicht mit einem technischen Spezialverfahren zur biometrischen Identifizierung ausgewertet.
Die Daten werden verwendet, um Teilnahme- und Anwesenheitsnachweise zu erstellen und erforderlichenfalls gegenüber der Bundesagentur für Arbeit, Förderstellen oder Auditoren nachzuweisen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und, soweit die Nachweispflicht gesetzlich oder durch verbindliche Förderunterlagen vorgegeben ist, Buchst. c DSGVO.
11. Geförderte Maßnahmen, Bundesagentur für Arbeit und AZAV
Bei geförderten Maßnahmen verarbeiten wir zusätzlich die für Förderung, Durchführung, Abrechnung, Qualitätssicherung und Prüfung erforderlichen Daten. Dazu können Förder- und Maßnahmendaten, Erwerbs- oder Beschäftigungsstatus, Kurs- und Kohortenzuordnung, Anwesenheit und Fehlzeiten, Lernaktivität, Lernzeitindikatoren, Leistungs- und Prüfungsergebnisse, Maßnahmeabbruch, Teilnahme- und Abschlussnachweise, Bewerbungsaktivitäten und Verbleibsdaten gehören.
Aus dem Campus können insbesondere Anwesenheitsübersichten, Prüfungsergebnisse, Lernzeitberichte, Fragebogenauswertungen und Fehlzeitenübersichten exportiert werden. Nach der mitgeteilten Praxis werden Fehlzeiten monatlich vollständig durch die Verwaltung per verschlüsselter E-Mail an die zuständige Agentur für Arbeit übermittelt; eine automatische Schnittstelle des Campus zur Bundesagentur besteht nicht. Im Rahmen von Prüfungen können erforderliche Unterlagen personenbezogen insbesondere der Agentur für Arbeit Köln, anderen zuständigen Agenturen für Arbeit oder Jobcentern sowie der Kiwa Zertpunkt GmbH als AZAV-Zertifizierungs- und Überwachungsstelle vorgelegt werden. Anlassbezogene Meldungen, insbesondere bei einem Maßnahmeabbruch, erfolgen nur im erforderlichen und rechtlich zulässigen Umfang.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Durchführung des Teilnahmevertrags erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, soweit eine konkrete gesetzliche Übermittlungs-, Prüfungs- oder Nachweispflicht besteht. Soweit darüber hinaus berechtigte Nachweis- oder Rechtsverteidigungsinteressen verfolgt werden, kann Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO einschlägig sein. Umfang und Empfänger richten sich nach dem jeweiligen Förderinstrument und Prüfungsanlass.
12. Beschäftigtenqualifizierung und Arbeitgeber
Wenn Sie als beschäftigte Person an einer geförderten Weiterbildung teilnehmen, schließen Sie den Bildungsleistungsvertrag selbst mit Match4Solutions. Für Anmeldung, Kursorganisation und Förderverfahren können wir erforderliche Daten gleichwohl von Ihrem Arbeitgeber oder einer Förderstelle erhalten. Dazu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Beschäftigungsstatus, Kursauswahl, Arbeits- und Freistellungszeiten sowie förderbezogene Angaben gehören.
Dem Arbeitgeber werden nach der mitgeteilten Praxis nur diejenigen Informationen bereitgestellt, die er im Beschäftigten-Förderverfahren ohnehin benötigt beziehungsweise erhält: Beginn und Ende der Maßnahme, die Förderhöhe, der besuchte Kurs und die Unterrichtszeiten während der Arbeitszeit. Prüfungsergebnisse, Bewertungen, Beratungsinhalte, Bewerbungsdaten, Gesundheitsdaten und Fehlzeiten werden dem Arbeitgeber nicht routinemäßig offengelegt. Eine weitergehende Übermittlung erfolgt nur bei einer gesonderten Rechtsgrundlage und transparenter Information.
Match4Solutions und der Arbeitgeber verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich jeweils in eigener Verantwortlichkeit für ihre jeweiligen Zwecke. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch Match4Solutions ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; für einzelne gesetzliche Förderpflichten kann Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO und für darüber hinausgehende berechtigte Interessen Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO einschlägig sein.
13. Bewerbungs-Cockpit und berufliche Integration
Für arbeitssuchende Teilnehmende kann der Campus ein Bewerbungs-Cockpit bereitstellen. Firmenentsandte Beschäftigte sind von diesen Funktionen grundsätzlich ausgenommen. Verarbeitet werden können Unternehmen, Position, Bewerbungsstatus und Statusverlauf, Notizen, Arbeitgeber-Ansprechpartner, Lebensläufe, Anschreiben und weitere Nachweise, Kommentare der Betreuung, Aufgabenlisten und Angaben zur Pflege des Bewerberprofils bei der Bundesagentur für Arbeit.
Die Verarbeitung dient der Bewerbungsunterstützung, Dokumentation von Integrationsaktivitäten und individuellen Betreuung sowie - soweit Bestandteil der geförderten Maßnahme - der Erfüllung entsprechender Maßnahmeziele. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO wird nur herangezogen, soweit eine konkrete gesetzliche Verpflichtung besteht.
Wenn Sie Daten von Ansprechpartnern, Unternehmen oder anderen Dritten eingeben, verarbeiten wir diese Angaben als von Ihnen bereitgestellte Drittdaten zur Bewerbungsunterstützung. Bitte geben Sie nur sachlich erforderliche, berufsbezogene Informationen ein und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten Dritter. Soweit für solche Drittdaten eine Information nach Art. 14 DSGVO erforderlich ist, stellen wir diese nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben bereit; von einer individuellen Information wird nur abgesehen, wenn eine gesetzliche Ausnahme des Art. 14 Abs. 5 DSGVO im konkreten Fall nachweisbar eingreift.
14. Beratung und individuelle Unterstützungsleistungen
Im Campus können individuelle Beratungs- oder Unterstützungsvereinbarungen dokumentiert werden. Dabei können Termin-, Kommunikations- und Beratungsdaten sowie von Ihnen mitgeteilte Angaben zu Ihrer beruflichen, sozialen oder persönlichen Situation verarbeitet werden. Der Zugriff ist auf die zuständige Bildungsberatung und ausdrücklich berechtigte Personen beschränkt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit Sie freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten mitteilen, werden diese nur verarbeitet, wenn eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO besteht. Bitte teilen Sie in Freitextfeldern nur Angaben mit, die für die konkrete Unterstützung erforderlich sind.
15. Kommunikation, Chat, Kommentare und Moderation
Der Campus ermöglicht Kohorten-Chats, Lektionskommentare, Support-Nachrichten, Feedback und In-App-Benachrichtigungen. Dabei verarbeiten wir Absender, Empfänger oder sichtbaren Personenkreis, Zeitstempel, Inhalte, Anhänge, Bezug zur Lektion oder Seite sowie Moderations- und Löschinformationen. Chatbeiträge und Kommentare sind für die jeweils angezeigten Nutzerkreise sichtbar; Support- und Beratungsnachrichten werden nur den zuständigen Beschäftigten zugänglich gemacht.
Wir verarbeiten diese Daten zur Bereitstellung der Kommunikation, Unterstützung der Lernenden, Durchsetzung der Nutzungsbedingungen, Moderation, Bearbeitung von Meldungen und Beschwerden sowie zur Sicherheit der Plattform. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, respektvollen und funktionsfähigen Lernumgebung. Soweit gesetzliche Pflichten zur Bearbeitung rechtswidriger Inhalte oder behördlicher Anfragen bestehen, gilt ergänzend Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
Bei einer Meldung oder Moderationsentscheidung können wir den gemeldeten Inhalt, Angaben der meldenden Person, das betroffene Konto, Entscheidungsgründe, Maßnahmen und die Kommunikation zum Vorgang speichern. Gelöschte Beiträge können für einen begrenzten Zeitraum als „Soft Delete“ gespeichert bleiben, wenn dies für Nachweis, Beschwerdebearbeitung oder Rechtsverteidigung erforderlich ist.
16. Fragebögen, Qualitätssicherung und Verbleibserhebung
Während und nach einer Maßnahme können Fragebögen zur Kursqualität, Lernentwicklung, technischen Nutzung, Bewerbungs- und Integrationssituation sowie zum Unterstützungsbedarf bereitgestellt werden. Zum Kursende und etwa sechs Monate danach können Verbleibsdaten erhoben werden, insbesondere berufliche Situation, Beschäftigungsbeginn, Art des Arbeitsverhältnisses, Gehaltsspanne und Gründe für eine fehlende Beschäftigung.
Feedback- und Integrationsbögen werden personenbezogen beziehungsweise einer teilnehmenden Person zuordenbar verarbeitet, soweit dies für Kursqualität, Betreuung, Förder- oder Prüfzwecke erforderlich ist. Eine Bezeichnung als „anonym“ wird hierfür nicht verwendet. Die etwa sechs Monate nach Kursende vorgesehene Verbleibs- beziehungsweise Integrationserhebung wird nach der aktuellen Planung per E-Mail als HTML-Formular ohne Campus-Login bereitgestellt.
Rechtsgrundlage ist je nach Zweck Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, bei konkreten gesetzlichen Verpflichtungen Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO und bei darüber hinausgehenden legitimen Qualitäts- und Nachweisinteressen gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Freiwillige Angaben, insbesondere zu Gehalt, Gesundheit oder persönlichen Gründen, werden als freiwillig gekennzeichnet. Gesundheitsangaben werden nur verarbeitet, wenn zusätzlich eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO besteht.
17. Testimonials, Zitate, Fotos und Erfolgsstories
Wir verwenden Zitate, Fotos, Erfolgsstories, Arbeitgeberangaben oder eine Kontaktaufnahme zu Marketingzwecken nur, wenn Sie hierzu gesondert und freiwillig eingewilligt haben. Eine solche Einwilligung wird außerhalb dieser Datenschutzerklärung gesondert eingeholt, ist nicht Voraussetzung für die Teilnahme oder sonstige geschuldete Leistungen und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO; soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, zusätzlich Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO. Wir speichern den Inhalt und Nachweis der Einwilligung, die verwendeten Materialien und einen etwaigen Widerruf, solange dies für Veröffentlichung, Nachweis und Umsetzung des Widerrufs erforderlich ist.
18. Teilnahmebescheinigungen und Arbeitsmarktzertifikate
Der Match4IT Campus stellt nach der aktuellen Produktentscheidung keine Zertifikate aus und bietet keine öffentliche Zertifikatsverifikation an. Soweit nach den Kurs- oder Maßnahmeunterlagen eine Teilnahmebescheinigung oder ein internes Arbeitsmarktzertifikat vorgesehen ist, wird dieses manuell außerhalb des Campus anhand der maßgeblichen Vorlagen erstellt und per E-Mail oder Post bereitgestellt. Hierfür werden insbesondere Name, Kurs, Zeitraum, Abschluss- beziehungsweise Teilnahmeangaben und Ausstellungsdaten verarbeitet.
Die Verarbeitung dieser Nachweisdaten dient der Erfüllung des Teilnahmevertrags sowie, soweit einschlägig, der Erfüllung konkreter Förder- und Nachweispflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und, soweit eine konkrete gesetzliche Pflicht besteht, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
19. KI-gestützter Bewerbungs-Generator
Für arbeitssuchende Teilnehmende stellt der Campus auf deren Initiative einen KI-gestützten Bewerbungs-Generator bereit. Die Funktion nutzt das Modell Gemini 2.5 Flash über Google Cloud Vertex AI. Die Verarbeitung ist für die übrige Nutzung des Campus nicht erforderlich; firmenentsandte Beschäftigte erhalten die Funktion nach der aktuellen Konfiguration nicht.
Je nach Ihren Eingaben werden insbesondere Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, LinkedIn-URL, Kursname und Kursstatus, Qualifikationen, beruflicher Werdegang, Zielposition, Stellenanzeigentext und berufsbezogene Daten von Ansprechpartnern an Google Cloud übermittelt, soweit dies zur von Ihnen ausgelösten Generierung erforderlich ist. Bitte vermeiden Sie nicht erforderliche besondere Kategorien personenbezogener Daten und vertrauliche Angaben Dritter.
Das Ergebnis wird als Volltext in Ihrem Konto gespeichert und ist nach der vorgesehenen Berechtigungsstruktur ausschließlich für Sie sichtbar. Sie können es lokal als Word- oder PDF-Datei exportieren. Die Funktion ist in der Oberfläche klar als „KI-Generator“ gekennzeichnet; Ausgaben können Fehler enthalten und sind vor Verwendung zu prüfen. Match4Solutions nutzt das zugrunde liegende Gemini-Modell über Google Cloud Vertex AI nach der mitgeteilten Rollenverteilung als Betreiber des KI-Systems.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Wenn Sie Daten Dritter, insbesondere aus Stellenanzeigen oder von Ansprechpartnern, eingeben, übermitteln Sie diese Daten zur Erstellung Ihrer Bewerbung. Bitte verwenden Sie nur erforderliche berufliche Kontaktdaten und keine vertraulichen oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten Dritter.
Generierte Bewerbungsdokumente und die für den Generator hinterlegten Profildaten können über die dafür vorgesehene Funktion „Alle Daten löschen“ gelöscht werden. Unabhängig davon werden diese Daten nach dem internen Löschkonzept grundsätzlich drei Monate nach Ende des hierfür vorgesehenen Nutzungszeitraums gelöscht, soweit keine vorrangige Pflicht oder ein Rechtsanspruch eine längere Speicherung erfordert. Der Generator bleibt während des dreimonatigen Alumni-Zugangs nach Kursende nutzbar.
20. KI-generierter News-Digest
Der Campus stellt einen täglich automatisiert erstellten KI- und Technologie-News-Digest mit Archiv und Lesezeichen bereit. Für die Erstellung wird Gemini 2.5 Flash über Google Cloud Vertex AI und eine Suchfunktion zur Recherche verwendet. Der Redaktionsauftrag enthält keine personenbezogenen Nutzerdaten. Gespeichert werden der Digest, Veröffentlichungsdatum und Modellangaben; persönliche Lesezeichen werden Ihrem Konto zugeordnet.
Der Digest ist nur für angemeldete Campus-Nutzer erreichbar, wird automatisch veröffentlicht und deutlich als KI-generiert gekennzeichnet. Er kann Fehler oder veraltete Angaben enthalten. Rechtsgrundlage für die Bereitstellung und Ihre Lesezeichen ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Der Digest wird nicht verwendet, um Nutzer zu bewerten oder Entscheidungen über sie zu treffen.
21. Live-Unterricht über Microsoft Teams und Video-Fallback
Der Live-Unterricht wird derzeit über Microsoft Teams im Microsoft-365-Tenant von Match4IT durchgeführt. Teilnehmer erhalten einen Besprechungslink und können als externe beziehungsweise anonyme Teilnehmer über den Browser beitreten; ein eigenes Microsoft- oder Teams-Konto und eine App-Installation sind nicht erforderlich. Beim Beitritt verarbeitet Microsoft abhängig von Ihrer Nutzung insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Verbindungsdaten, den gewählten Anzeigenamen sowie gegebenenfalls Audio-, Video-, Chat-, Reaktions- und Teilnahmeinformationen. Wir verarbeiten diese Daten zur Durchführung des Unterrichts auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.
Unterrichtssitzungen werden nach dem derzeitigen Betriebsmodell weder aufgezeichnet noch transkribiert. Soweit vorübergehend Dateien über eine Microsoft-SharePoint- oder OneDrive-Freigabe bereitgestellt werden, gelten beim Aufruf die technischen Verarbeitungen des Microsoft-365-Dienstes entsprechend.
22. E-Mail-Kommunikation und Benachrichtigungen
System- und Benachrichtigungs-E-Mails werden über Resend versandt, in der Regel unter einer Absenderadresse der Domain match4it.com. Hierzu können E-Mail-Adresse, Name, Kohorte, Nachrichtentyp, Betreff, Inhalt und technische Zustellinformationen verarbeitet werden.
Zu den E-Mail-Flüssen gehören insbesondere Hinweise zu Fehlzeitenmeldungen, Support- und Feedbacknachrichten, Bewerbungs- und Termin-Erinnerungen, Hinweise auf freigeschaltete Fragebögen sowie die etwa sechs Monate nach Kursende versandte Verbleibs- beziehungsweise Integrationserhebung. Bei Fehlzeiten wird ein hochgeladener ärztlicher Nachweis nicht als E-Mail-Anhang versandt; die Verwaltung erhält lediglich einen Link auf die geschützte In-App-Seite. Die Inhalte werden auf das für den jeweiligen Zweck erforderliche Maß beschränkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.
23. Empfänger und eingesetzte Dienstleister
Innerhalb der Match4Solutions GmbH erhalten nur diejenigen Personen Zugriff, die Daten für Kursdurchführung, Betreuung, Verwaltung, Förderung, Abrechnung, Qualitätssicherung, Technik oder Rechtsverteidigung benötigen. Je nach Maßnahme können Daten im erforderlichen Umfang an die zuständige Agentur für Arbeit, andere prüfberechtigte Agenturen oder Jobcenter und die Kiwa Zertpunkt GmbH übermittelt beziehungsweise vorgelegt werden. Bei Beschäftigtenqualifizierungen erhält der Arbeitgeber nur die in Abschnitt 12 beschriebenen Förder- und Organisationsinformationen; weitergehende Daten nur bei gesonderter Rechtsgrundlage.
Wir setzen insbesondere folgende technische Dienstleister ein:
Supabase Pte. Ltd. (Singapur) für Datenbank, Authentifizierung und Datei-Storage; produktive Datenregion AWS eu-central-1 (Frankfurt); Drittlandübermittlung zum Vertragspartner auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission;
Netlify Inc. für Hosting, Auslieferung und technische Protokolldaten;
Resend Inc. für den Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails;
Google Cloud für Vertex AI und die im Campus beschriebenen KI-Funktionen; konfigurierte Verarbeitungsregionen Frankfurt und Belgien;
Microsoft für Teams-Unterricht sowie gegebenenfalls SharePoint- oder OneDrive-Freigaben.
Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO eingesetzt. Für Übermittlungen in Drittländer verwenden wir den jeweils einschlägigen Mechanismus nach Kapitel V DSGVO, insbesondere einen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO für entsprechend zertifizierte US-Empfänger oder Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 Buchst. c DSGVO. Für die Supabase Pte. Ltd. in Singapur stützt sich die Übermittlung nach den vorliegenden Angaben auf Standardvertragsklauseln; hierzu wurde eine gesonderte Drittlandbeurteilung erstellt. Informationen zu den eingesetzten Garantien können über die in Abschnitt 2 genannten Kontaktdaten angefordert werden.
24. Speicherdauer und Löschung
Der Campus-Zugang bleibt nach Kursende drei Monate als Alumni-Zugang bestehen und wird anschließend gesperrt. Die Sperrung des Zugangs ist von der weiteren Aufbewahrung einzelner Daten zu unterscheiden. Personenbezogene Daten werden nach einem internen Lösch- und Aufbewahrungskonzept nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Aufbewahrung, förderbezogene Nachweise oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Nach dem derzeitigen Löschkonzept gelten abhängig von der Datenart unterschiedliche Fristen beziehungsweise Löschkriterien. Generierte Bewerbungsunterlagen und Generator-Profildaten sowie Chat- und Lektionskommentare werden grundsätzlich kurzfristig, regelmäßig nach etwa drei Monaten, gelöscht; dokumentierte Bewerbungsaktivitäten sowie Lernzielkontrollen, Prüfungen und Bewertungen können für Nachweiszwecke bis zu sechs Jahre aufbewahrt werden. Förder- und abrechnungsrelevante Kerndaten, insbesondere Anwesenheits- und Fehlzeitennachweise sowie maßgebliche Abrechnungsunterlagen, können im erforderlichen Umfang länger, im Einzelfall bis zu zehn Jahre, aufbewahrt werden, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Abwehr konkret fortbestehender Rückforderungs- und Nachweisrisiken erforderlich ist. Handels- und steuerrechtliche Unterlagen werden nach den jeweils gesetzlichen Fristen aufbewahrt.
Gesundheitsdaten und ärztliche Nachweise werden besonders restriktiv behandelt. Hochgeladene Nachweise werden nur so lange gespeichert, wie ihre Prüfung und ein konkret erforderlicher Nachweiszweck dies verlangen; sie werden nicht allein deshalb zusammen mit sämtlichen sonstigen Förderdaten pauschal langfristig aufbewahrt. Der für Fehlzeiten erforderliche Sachverhalt kann, soweit notwendig, getrennt dokumentiert werden. Einwilligungsnachweise werden solange aufbewahrt, wie dies zum Nachweis der Einwilligung und ihrer Reichweite erforderlich ist.
Löschung und Anonymisierung richten sich nach dem internen Löschkonzept und erfassen die zugeordneten Datenbankeinträge und Dateien. Soweit einzelne Löschschritte noch nicht automatisiert sind, müssen sie nach dem festgelegten organisatorischen Löschprozess durchgeführt werden. Backups und technische Protokolle werden nach den hierfür festgelegten beziehungsweise anbieterseitigen Fristen überschrieben oder gelöscht. Gesetzliche Betroffenenrechte bleiben unberührt.
25. Keine ausschließlich automatisierte Entscheidung
Der Campus trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Der KI-Bewerbungsgenerator erstellt nur Entwürfe auf Ihre Initiative. Der News-Digest dient ausschließlich der Information. Die Vorbewertung bestimmter Prüfungsaufgaben erfolgt regelbasiert und kann von Dozenten überprüft und geändert werden.
26. Datensicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten angemessen zu schützen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Verbindungen, rollenbezogene Zugriffsrechte, Datenbank-Regeln zur Zugriffsbeschränkung, private Datei-Speicherbereiche und zeitlich begrenzte Freigabelinks. Zugriffe auf ärztliche Nachweise erfolgen nur über die geschützte In-App-Funktion und nicht über ungeschützte E-Mail-Anhänge. Ein absoluter Schutz elektronischer Datenverarbeitung kann jedoch nicht garantiert werden.
27. Ihre Rechte
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, haben Sie insbesondere folgende Rechte:
Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO;
Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO;
Löschung nach Art. 17 DSGVO;
Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit die Verarbeitung automatisiert auf Einwilligung oder Vertrag beruht;
Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
Widerspruch gegen eine Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO nach Art. 21 DSGVO;
Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an hr@match4solutions.com oder unmittelbar an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Ein Teil Ihrer Daten kann über Campus-Funktionen eingesehen, berichtigt oder - soweit eine Löschfunktion vorgesehen ist - gelöscht werden; dies schränkt Ihre gesetzlichen Rechte nicht ein.
28. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden personenbezogene Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen. Nach Ihrem Widerspruch werden die Daten nicht mehr für Direktwerbung verwendet.
29. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für unseren Unternehmenssitz zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Sie können sich auch an eine andere zuständige Aufsichtsbehörde wenden, insbesondere an die Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes.
30. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich Campus-Funktionen, Förderprozesse, Dienstleister, Datenflüsse oder die Rechtslage ändern. Maßgeblich ist die jeweils im Campus veröffentlichte Fassung. Neue KI-, Analyse-, Kommunikations- oder Integrationsfunktionen werden vor ihrer produktiven Nutzung datenschutzrechtlich geprüft und in dieser Erklärung ergänzt, soweit dies erforderlich ist.
